Việc tạo các mẫu tamplate trong Microsoft Word
là chuyện xưa như Trái đất. Bạn có thể tạo một tài liệu trống (blank
document) để làm nền tảng cho tất cả các tài liệu khác của mình sau
này. Chẳng hạn như một điều khoản hợp đồng, một thông báo chung, một
chú thích thường dùng,… Khi cần, bạn chỉ việc insert tamplate đó vào
văn bản mà không tốn thời gian soạn thảo. Nó không chỉ tuyệt cú mèo
cho việc định dạng văn bản (formatting) mà còn có thể giúp bạn sử
dụng dạng văn bản soạn thảo sẵn (boilerplate text).
Ở Word 2007 và 2010, Microsoft còn trang bị
thêm tính năng Quick Parts giúp cho việc chèn các đoạn văn bản mẫu
này trở nên dễ dàng, thông minh và thú vị hơn. Mặc dù đây không phải
là dạng template, nhưng nó cho phép bạn chèn các đoạn văn bản mẫu
vào bất cứ tài liệu soạn thảo nào và các đoạn văn bản mẫu đó có thể
được định dạng cho thích nghi với tài liệu đang soạn thảo.
Quick Parts rất hữu ích cho việc chèn thêm các
trang bìa, ghi chú và bảng biểu. Tất cả chỉ với một vài cú click
chuột.
Để sử dụng Quick Parts, bạn mở thẻ Insert
và nhấn vào nút Quick Parts trong nhóm Text.
Nếu muốn sử dụng các mẫu có sẵn (được thiết kế
layout sẵn và bạn chỉ cần nhập thông tin của mình vào), bạn nhấn lên
nút Quick Parts và chọn lệnh Building
Blocks Organizer… trên menu xổ xuống.
Trên màn hình Building Blocks Organizer, bạn có
thể chọn các mẫu mà mình cần, mặt mũi của mẫu mà bạn click vào trong
danh sách bên trái sẽ xuất hiện trong ô bên phải. Ưng ý mẫu nào, bạn
nhấn lên nút Insert. Lập tức mẫu đó sẽ được chèn vào văn bản
đang soạn thảo. Bạn chỉ việc nhập nội dung của mình vào.
Nếu muốn tạo Quick Parts riêng, bạn soạn thảo
văn bản mẫu rồi tô chọn nó. Sau đó nhấn lên nút Quick Parts
và chọn lệnh Save Selection to Quick Part Gallery…
Trên hộp thoại Create New Building Block, bạn
nhập các thông tin cần thiết vào các trường (như tên muốn đặt cho
Quick Part, nhóm, mô tả,…) rồi nhấn nút OK.
Ở Word 2007, Quick Parts thêm tính năng Get
More on Office Online cho phép bạn tìm thêm các mẫu Quick Parts
có trên Website của Microsoft Office. Word 2010 bỏ tính năng này,
nhưng có thêm tính năng AutoText. Microsoft giải thích:
AutoText là nội dung có thể tái sử dụng mà bạn có thể lưu trữ lại và
sử dụng dài dài sau này. Nói dễ hiểu hơn, AutoText là một nhóm hay
một đoạn văn bản dạng text được lưu sẵn để bạn có thể tự động chèn
nó vào các tài liệu của mình chỉ bằng một vài cái nhấn chuột.
Phạm Hồng Phước
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét