Học Hỏi Mãi Mãi: OFFICE 2016 CHO WINDOWS CÓ GÌ MỚI?

Thứ Hai, 11 tháng 1, 2016

OFFICE 2016 CHO WINDOWS CÓ GÌ MỚI?

Bùi Lê Duy

(PCWorldVN) Microsoft Office 2016 for Windows vẫn là bộ phần mềm văn phòng mạnh nhất, chuyên nghiệp nhất hiện nay. Nhưng có đáng để nâng cấp? Vì đây là một câu hỏi khác.

Phần lớn người dùng máy tính đều biết đến ứng dụng Office này của Microsoft, từ những năm 1990. Ngót nghét 20 năm qua, đây vẫn là công cụ làm việc, học tập chủ yếu của doanh nghiệp, sinh viên và người dùng phổ thông. Office 2016 cũng vừa xuất hiện với vô vàn thay đổi, nhưng không có thay đổi nào khiến chúng ta phải ngạc nhiên, trầm trồ.
Thay đổi lớn nhất trong Office 2016 là giao diện, khi mọi ứng dụng đều có mã màu riêng trên thanh tác vụ. Hầu hết ứng dụng đều có khả năng tìm kiếm thông qua tính năng "Tell Me". Nhưng hầu như tất cả chỉ có vậy, vì những cập nhật khác chỉ nhỏ nhặt. Office 2016 cũng có màu sắc tương hợp với Windows 10, nhưng vẫn chưa lôi cuốn như Cortana.

Tương lai
Ngoài Outlook ra, mọi ứng dụng còn lại đều đưa ra nhiều tính năng hơn mức người dùng cần đến. Một lý do khác mà bộ Office nâng cấp lần này không mấy ý nghĩa là bởi bức tranh tổng thể về thiết bị làm việc đang thay đổi rất nhanh. Microsoft đã đi đúng hướng khi tập trung nhiều hơn vào ứng dụng di động, làm cho ứng dụng chạy suôn sẻ trên máy tính bảng và điện thoại thông minh. Apple vừa tung ra iPad Pro, là dấu hiệu cho thấy Microsoft không còn dựa được nhiều vào nền tảng PC truyền thống nữa.
Tuy vậy, thay đổi lớn nhất của bộ Office 2016 có lẽ là cách tính phí mà Microsoft đưa ra cho doanh nghiệp: chuyển từ mua trọn bộ sang đăng ký sử dụng hàng tháng. Đến nay, Microsoft chắc chắn tập trung vào lượng người đăng ký sử dụng Office 365, cũng là người nhận được bản cập nhật Office 2016 miễn phí (cùng với các bản cập nhật khác trong tương lai nếu có). Do vậy, có vẻ như Microsoft sẽ không theo lối cũ là cứ vài ba năm lại tung một bản cập nhật lớn, mà cập nhật dần dần, liên tục hơn.
Đây là tin vui cho những ai đã chọn Office 365. Có nhiều lý do để người dùng chọn đăng ký dịch vụ Office trực tuyến này, không phải chỉ là cớ để có giấy phép cài Office 2016 lên máy tính với phí 12 USD/tháng.
Nhưng còn với những ai không cần đến Office trực tuyến, có lẽ Office 2016 xuất hiện không phải là tin vui. Vì nếu bạn nâng cấp trực tiếp từ Office 2013 lên 2016, đó không phải là lựa chọn sáng suốt. Đầu tiên, đó là mức giá khi Microsoft đưa đến 179 USD cho bản Home và Student. Kế đến, không gì chắc chắn lộ trình cập nhật, nâng cấp lên bản Office tiếp theo của Microsoft sẽ như thế nào vì hãng đã chuyển hướng tập trung lên bộ Office 365.

Khung Tell Me trong Office 2016 rất tiện lợi để bạn tìm lệnh nhanh.

Word 2016Word là một trong những ứng dụng có biểu tượng bóng đèn "Tell Me" phía trên thanh ribbon. Tính năng này hoạt động khá tốt, hiển thị kết quả tìm kiếm nhanh và bạn không phải lục lọi trong nhiều tab của thanh ribbon. Ví dụ, để đếm số từ, bạn gõ Alt+Q để đưa trỏ chuột đến Tell Me, sau đó gõ "word count" và nhấn Enter. Chuyên nghiệp hơn nữa, bạn chỉ cần gõ Alt+Q là những lựa chọn trước đây của bạn sẽ hiện ra theo mặc định, giúp công việc nhanh hơn.
Tính năng này có cả khi làm việc cộng tác, thời gian thực trên Office 365 và OneDrive. Một khi lưu tài liệu lên một trong hai dịch vụ đám mây này thì bạn có thể nhấn vào nút Share ở góc trên bên phải, và chọn hoặc gõ vào địa chỉ email cần chia sẻ. Người nhận sẽ nhận được link của tài liệu và nếu người nhận cũng sử dụng Office 2016 hoặc Office Web Apps thì họ cũng có thể chỉnh sửa tài liệu đó, và những thay đổi của người khác cũng sẽ được hiển thị trực tiếp khi họ thay đổi nội dung. Thực tế, có chút độ trễ nhưng dù sao, tính năng này cũng ấn tượng.
Word trước đây cũng có chức năng làm việc cộng tác nhưng phiên bản mới này nhạy hơn, những thay đổi xuất hiện ngay lập tức khi có người chỉnh sửa thay vì trước đây là chúng chỉ được lưu lại. Một điểm trừ là bạn phải sử dụng đám mây của Microsoft, là một máy chủ SharePoint tạo sẵn, và máy chủ này không phải không có lỗi. Vì thỉnh thoảng, bạn sẽ thấy những thông báo lỗi gửi về từ máy chủ này như nó không thể chia sẻ tài liệu được.
Một cải tiến đáng giá khác của Word là tính năng Smart Lookup. Chức năng này xuất hiện khi bạn nhấn chuột phải vào câu chữ được chọn, và Smart Lookup thay thế tính năng "Search with Bing" của Office 2013. Ví dụ, bạn tìm từ "Sài Gòn" với Smart Lookup, một cửa sổ Insights bên mép phải màn hình sẽ hiện ra các thông tin mà Word tìm được trên mạng, như định nghĩa và các thông tin có liên quan khác về Sài Gòn. Điều quan trọng của tính năng này là nó tìm kiếm được ngay trong ứng dụng, nên bạn không cần đi đâu ra ngoài Word để tìm thông tin.
Công cụ soạn và biên tập các ký hiệu toán học cũng được cải tiến. Có lẽ người dùng thường xuyên đối diện với toán sẽ thích bộ chuyển đổi mới "Ink to Math". Nó sẽ mở một cửa sổ nhập mà bạn có thể viết tay một ký hiệu toán học vào, và Word sẽ nhận diện và chuyển sang ký tự, sau đó cho bạn chèn vào văn bản. Nhiều ký tự toán học phức tạp Word có thể dễ dàng nhận diện tốt và chính xác.

Tính năng Ink to Math giúp bạn gõ các công thức toán học rất dễ.

Excel 2016Công cụ phân tích dữ liệu và bảng tính này của Microsoft thực sự là bà hoàng của bộ Office. Excel được rất nhiều người sử dụng và đến nay, nó hầu như không có đối thủ. Có lẽ vì thế mà Excel 2016 không có nhiều cải tiến đáng kể, mà Microsoft chỉ tinh chỉnh lại cho nó gọn gàng, hợp lý hơn một chút mà thôi.
Excel 2016 không có tính năng cộng tác thời gian thực giống như Word, PowerPoint và OneNote, nhưng nó có giao diện mới đẹp hơn nhưng thực sự không mấy cần thiết, cộng thêm vài cải tiến nho nhỏ.
Đầu tiên, đó là 6 loại biểu đồ mới:
• Treemap: hiển thị dữ liệu phân cấp dạng các khối chữ nhật
• Sunburst: hiển thị dữ liệu dạng vòng tròn đồng tâm
• Waterfall: biểu đồ hình thác nước
• Histogram: biểu đồ dữ liệu tĩnh
• Pareto: kết hợp cột và dòng để tạo các giá trị riêng biệt và cộng dồn
• Box và Whisker: hiển thị loạt giá trị với các giá trị trung bình trong một hộp, trong khi dòng vẽ ra điểm tối đa và tối thiểu
Nét đẹp của các biểu đồ Excel là tính dễ dàng sử dụng, chỉnh sửa và các kiểu biểu đồ mới này được nhiều người thích. Excel mới cũng có tính năng Forecast Sheet để tự động tạo một sheet ước đoán dữ liệu dựa trên loạt sheet đã có. Để có được tính năng này, Microsoft đã tinh chỉnh lại hàm Forecast hoạt động bên dưới nó.
Công cụ PivotTables mạnh mẽ của Excel cũng được cải tiến. Bảng pivot cho bạn phân tích dữ liệu bằng cách đưa ra giá trị tổng, giá trị đếm và giá trị trung bình dựa trên cột mà bạn chọn, thậm chí áp dụng cho trên nhiều sheet với nhiều dữ liệu khác nhau. Excel 2016 cũng có tính năng khác như tự động nhận diện mối quan hệ, nhóm gộp thời gian và các nút zoom dữ liệu.
Công cụ add-in Power Query dùng để kết nối đến dữ liệu từ các nguồn khác nhau nay được tích hợp trong Excel, nằm luôn trên thanh ribbon Data. Bản đồ 3D trước đây cũng là add-in có tên Power Maps, nay cũng là một tính năng chính của Excel 2016.
Ngoài ra, Excel 2016 có những cải tiến nhỏ khác như khi bạn chèn ảnh vào Excel, nó sẽ lấy thông tin của ảnh có trong dữ liệu EXIF để xoay tấm ảnh cho đúng chiều. Bạn cũng có được tính năng Tell Me trong Excel, giống như trong Word, Outlook và PowerPoint: chỉ việc nhấn Alt+Q để tìm công cụ cần dùng. Nhưng với Excel, có vẻ như tính năng Tell Me hơi phức tạp cho chính bản thân nó vì khi bạn gõ "set a heading row" để cố định lại một hàng thì nó chẳng giúp ích được gì, nhưng nếu gõ “freeze panes” thì được. Hơn nữa, Tell Me trong Excel chỉ có tác dụng tốt với những gì có sẵn trên thanh ribbon mà thôi, không phải với các hàm của Excel.
Nếu bạn sử dụng Office 365 hoặc SharePoint, bạn có thể truy cập lịch sử tài liệu ngay trong Excel. Khung File History hiển thị các phiên bản trước đây và bạn chỉ việc chọn một phiên bản để xem và phục hồi lại phiên bản ấy. Tính năng Ink to Math của Excel cũng tỏ ra hiệu quả không kém Word.
Cũng như Word, Excel không có nâng cấp quan trọng nào mà chỉ có những chỉnh sửa nhỏ kể trên. Dù vậy, Excel vẫn ngự trị và chưa có công cụ nào có thể thay thế nó trong doanh nghiệp.

Biểu đồ dạng Treemap (trên) và Sunburst mới trong Excel 2016.

Outlook 2016Outlook làm rất tốt việc tích hợp email, địa chỉ liên lạc, lịch làm việc và quản lý tác vụ vào trong một ứng dụng. Nhưng từ lâu nó bị mang tiếng là quá rối rắm, phức tạp và nhiều tính năng "nhiễu". Ví dụ, nó nhúng Word vào là trình soạn thảo email, và hậu quả là email dựng ra bản HTML từ Word, rất khó định dạng lại được nếu bạn muốn thêm vào hay chỉnh sửa gì đó trong nội dung đó.
Outlook 2016 cũng không có nhiều cải tiến lớn nhưng vẫn có vài điểm mới. Đáng quan tâm nhất có lẽ là gửi và chia sẻ file đính kèm. Khi bạn đính kèm một tài liệu chứa trong OneDrive vào một email thì Outlook gửi một đường link mặc định đến email thay vì đính kèm file. Trừ khi bạn chỉnh lại quyền truy cập file, còn không thì tài liệu bạn gửi cho người nhận, họ có thể chỉnh sửa được. Đây là giải pháp cộng tác rất hay nhưng chỉ với những ai biết mình đang làm gì và chuyện gì đang xảy ra mà thôi. Còn nếu bạn không muốn làm theo cách mới này thì bạn có thể gửi tài liệu trên đám mây với link có quyền "chỉ đọc", hoặc gửi file đính kèm theo kiểu truyền thống.
Cũng có vài tính năng mới khác trong Outlook mà thực chất đã có trên Office 365. Đó là thư mục Clutter dành cho những email có độ ưu tiên thấp, khác với thư rác. Clutter dựa vào các thuật toán trong Office 365, nay cũng được tích hợp vào Outlook. Có nghĩa là, nếu bạn cho rằng thuật toán chưa chính xác đối với một email nào đó, bạn có thể chọn email đó và chọn Move to Clutter bằng cách nhấn chuột phải để "dạy" lại cho thuật toán biết cách "đối xử" với loại email đó về sau. Điều này không chỉ chuyển email vào thư mục Clutter mà còn cải thiện độ chính xác của dịch vụ này. Tuy vậy, bạn vẫn cần đến Office 365 nếu muốn bật hay tắt Clutter.
Một tính năng mới khác của Office 365 là Group mà bạn cần đăng ký Enterprise mới có được. Group là danh sách gửi email mà bạn chỉ định trước trong địa chỉ liên lạc. Ngoài gửi email, bạn có thể gửi lịch họp, chia sẻ tài liệu cho nhóm trong Group. Dĩ nhiên, nhóm liên lạc kiểu cũ vẫn có.
Nếu bạn không dùng Office 365 thì Office 2016 không có gì mới ngoài giao diện thay đổi chút ít, mà thực chất là giao diện thay đổi đồng bộ trong cả bộ Office 2016, có thêm Tell Me để tìm kiếm lệnh hoặc giúp đỡ. Vì Outlook có nhiều tuỳ chọn khó tìm nên Tell Me tỏ ra thực tế hơn với ứng dụng này so với các ứng dụng khác. Ví dụ nếu bạn đang soạn một email và muốn thêm ai đó vào trường BCC hoặc thay đổi địa chỉ trên From. Mặc định, Outlook ẩn những trường này và bạn cần nhấn chuột vào tab Options để cho chúng hiển thị ra. Bây giờ, bạn có thể nhấn Tell Me, gõ bcc thế là xong.
Điểm thất vọng là có quá ít thay đổi cải tiến trong nhân của bộ Office 2016. Khi cựu CEO của Acompli vừa trở thành Phó chủ tịch của Outlook (Acompli chịu trách nhiệm các bản Outlook di động), chúng ta hy vọng Outlook sẽ được cải tiến nhiều hơn nữa trong thời gian tới.

Đính kèm file lưu trên OneDrive trong Outlook 2016 thực chất chỉ đính kèm đường dẫn.

OneNote 2016Bản OneNote trong Office 2016 cũng hệt như bản OneNote 2013, mặc dù giao diện bóng bẩy hơn chút ít. Tuy vậy, điều lạ lùng là nó không có tính năng Tell Me như các ứng dụng khác của Office 2016.
Mặc dù thiếu các tính năng mới trong phiên bản này nhưng có nhiều thứ đã xảy ra đối với OneNote kể từ bản 2013 đến nay. Một tính năng rất tiện lợi là khả năng viết ghi chú qua email. Ý tưởng ở đây là bạn có thể tìm được thứ gì đó mà bạn muốn ghi lại vào OneNote mà ứng dụng này không có sẵn. Ví dụ như bạn có thể gửi email vào địa chỉ têncủabạn@onenote.com, thì nội dung đó sẽ được gửi trực tiếp đến OneNote và nó sẽ tạo một trang nội dung OneNote chứa trong OneDrive. Để có đợc tính năng này, bạn cần phải thiết lập, đăng ký địa chỉ email trên trang onenote.com, lúc ấy bạn sẽ được cấp một notebook nhận email cố định.
Một cách khác để gửi nội dung cho OneNote là Clipper, là một liên kết trình duyệt, cho bạn ghi lại trang web mà mình muốn. Công cụ khác nữa là Office Lens cho iOS, Android và Windows Phone để quét ảnh di động bằng camera của điện thoại và gửi ảnh đó vào OneNote.
Dù vậy, OneNote vẫn được xem là viên đá quý nhưng chưa được mài dũa của bộ Office 2016. Những thay đổi nhỏ nhặt trong OneNote 2016 cũng bổ sung phần nào bộ mặt mới cho công cụ ghi chú rất hữu ích này.
Một trong những tính năng rất hữu ích của OneNote là hệ thống ghi âm. Bạn chỉ việc mở OneNote, nhấn vào nút ghi âm và cả văn bản và bản ghi âm của một ghi chú sẽ kết hợp với nhau khi bạn vừa ghi âm, vừa gõ bàn phím. Điều này có nghĩa là bạn có thể chọn một bản ghi chú có cả văn bản và âm thanh, và ghi nghe lại âm thanh, bạn sẽ thấy những ghi chú văn bản được làm nổi trong suốt thời gian bạn nghe lại. Nhưng điều hơi bực mình là chất lượng ghi âm mặc định rất thấp, chỉ ở 12Kb/s, 16kHz mono.
Còn tính năng cộng tác Collaboration trong OneNote lại không sánh bằng với hai ứng dụng Word và PowerPoint trong bản 2016 này. Bạn vẫn có thể làm việc trên các ghi chú được chia sẻ nhưng bạn sẽ không thấy được những thay đổi của đồng nghiệp trên ghi chú, theo thời gian thực, nghĩa là bạn phải chờ họ nhấn nút đồng bộ thì mới nhìn thấy thay đổi.
Tuy vậy, mặc dù thiếu tính năng mới nhưng OneNote vẫn là công cụ ghi chú mạnh, linh hoạt và hiện thời nó hỗ trợ được trên nhiều nền tảng phổ biến, trong đó có web. Có lẽ công việc của Microsoft sẽ là làm sao cho người dùng sử dụng OneNote thường xuyên hơn Word và tạo bộ công cụ hữu dụng hơn cho OneNote.

Một trong những tính năng rất hữu ích của OneNote là hệ thống ghi âm

PowerPoint 2016
Ứng dụng tạo trình diễn phổ biến này được Microsoft đối đãi chu đáo nhất trong các anh em của bộ Office 2016, trong đó Tell Me dùng để tìm kiếm và trợ giúp, giao diện bóng bẩy, kết quả tìm kiếm Smart Lookup for Bing hiển thị ở panel kế bên và tính năng cộng tác.
Dù vậy, tính năng cộng tác chỉ hoạt động được khi bạn lưu file lên OneDrive hoặc Office 365. Miễn là bạn lưu file lên đó thì bạn có thể nhấn vào nút Share ở góc phải bên trên ứng dụng để gửi link mời đồng nghiệp đến xem và cùng làm việc trên file ấy.
Tuy vậy, có vẻ như tiến trình chia sẻ file cộng tác chưa được suôn sẻ mấy. Một khi đồng nghiệp của bạn nhận được đường link của tài liệu, tài liệu đó sẽ được mở trong Office Web Apps. Và nếu bạn muốn chỉnh file trình diễn này trên ứng dụng để bàn, bạn phải nhấn vào một tuỳ chọn khác để mở nó trong PowerPoint. Nhưng điều này lại gây khó chịu vì sau đó trình duyệt sẽ cảnh báo bảo mật, sau đó PowerPoint lại bắt đầu thông báo bạn cẩn thận với những file từ Internet vì rủi ro chứa virus.
Ở điểm này, mọi đồng nghiệp của bạn được chia sẻ file đều có thể làm việc đồng thời cùng nhau trên file. Nhưng cũng như OneNote, đồng nghiệp của bạn phải lưu file lại thì bạn mới thấy thay đổi.
Mặc dù tiến trình chia sẻ file này hoạt động tốt khi mỗi đồng nghiệp làm việc trên từng slide riêng rẻ, nhưng nếu làm trên cùng một slide thì sau khi lưu lại, có thể slide đó sẽ bị lộn xộn lên.
Một bổ sung có ích của PowerPoint bản này là các loại biểu đồ mới giống trong Excel, gồm Treemap, Sunburst, Histogram, Box and Whisker và Waterfall. Khi bạn chỉnh sửa dữ liệu biểu đồ, một sheet Excel nhúng xuất hiện, là một ví dụ điển hình cho việc tương tác tốt giữa các ứng dụng trong bộ Office mới này. Người dùng máy tính bảng và nút cảm ứng có thể dùng công cụ Ink to Math để chuyển đổi những ký tự đặc biệt như trong Word.
Đó là những thay đổi đáng chú ý nhất của PowerPoint 2016, ngoài ra không còn gì khác. Rõ ràng đội ngũ phát triển PowerPoint đã tập trung nhiều hơn vào ứng dụng Office Mobile hơn và cho phiên bản dành cho máy Mac hơn.
Dù vậy, cũng cần ghi nhận từ khi PowerPoint 2013 xuất hiện thì đội ngũ phát triển Office không ngồi yên. Những tính năng mới như quay hình màn hình cho bạn tạo video trên toàn màn hình hoặc từng vùng cụ thể trên màn hình máy tính, ghi âm... cũng là một tiến bộ. Bạn có thể xuất một trình diễn PowerPoint thành video riêng rẻ, thậm chí tính năng nguệch ngoạc bằng bút cảm ứng trên màn hình, sau đó bạn có thể xuất video ấy lên Office 365 hoặc lên YouTube. Những tính năng thú vị này, kết hợp với microphone trên máy tính, đã giúp PowerPoint trở thành công cụ xuất bản và giảng dạy rất phù hợp.
PowerPoint luôn là một công cụ linh hoạt cho người chuyên phải thuyết trình hoặc giảng dạy. Điều này vẫn không thay đổi trong PowerPoint 2016 và Microsoft vẫn cho thấy đây là một công cụ khó lòng thay thế.