Cũng như những phần mềm khác thuộc bộ Microsoft Office 2013, giao diện Excel 2013 được thiết kế theo phong cách Metro hiện đại với tông màu xanh lá truyền thống. Sau khi khởi động, bạn nhấn Blank workbook để tạo bảng tính mới. Bên cạnh mục Blank workbook còn có các tùy chọn tạo bảng tính với giao diện mẫu cho nhiều mục đích khác nhau. Số lượng giao diện rất phong phú, được chia vào nhiều chủ đề như Budget (quản lý chi tiêu), Invoice (hóa đơn), List (danh sách, việc cần làm),… Những mẫu giao diện này đã có ở những phiên bản Excel trước đó, song đến bản 2013 mới được đưa ra “mặt tiền” để người dùng dễ tìm thấy hơn.
Nếu muốn dùng giao diện nào, bạn nhấn chuột vào giao diện đó và chọn Create. Chương trình sẽ tải giao diện về máy cho bạn sử dụng. Dung lượng của từng giao diện được hiển thị tại mục Download size.
Flash Fill là tính năng mới “cáu” nơi Excel 2013, có công dụng tiên đoán dữ liệu thông minh để tự động điền dữ liệu vào các ô trống trên bảng tính. Một công dụng khác của Flash Fill là chia tách dữ liệu trong một cột làm hai cột. Ví dụ, trên bảng tính chứa danh sách nhân viên có một cột hiển thị tên nhân viên ở dạng đầy đủ họ và tên. Bây giờ, bạn muốn tách họ và tên ra làm hai cột, một cột chứa họ, một cột chứa tên. Tính năng Flash Fill sẽ giúp bạn thực hiện điều này chỉ với một cái nhấp chuột. Điều kiện để sử dụng Flash Fill là các cột dữ liệu phải nằm ngang hàng với nhau.
Đầu tiên, bạn tạo sẵn hai cột mới (một cột Họ và một cột Tên) nằm cạnh cột Họ và tên đã có sẵn. Bạn gõ họ của nhân viên đầu tiên vào cột Họ, nhấn chuột vào ô Họ của nhân viên tiếp theo, vào thẻ DATA > chọn nút Flash Fill. Ngay lập tức, chương trình sẽ tự động điền vào ô Họ của những nhân viên còn lại trong danh sách. Tính năng Flash Fill dựa vào dữ liệu của ô Họ đầu tiên để điền cho những ô còn lại. Do vậy, nếu muốn lấy ra cả họ và tên lót, bạn điền cấu trúc họ và tên lót của nhân viên đầu tiên vào cột Họ rồi bấm nút Flash Fill.
2. Phân tích dữ liệu cực nhanh
Quick Analysis là một tính năng mới rất hữu ích của Excel 2013, hỗ trợ phân tích và thực hiện nhanh một vài tác vụ đối với vùng dữ liệu được chọn. Đầu tiên, bạn dùng chuột khoanh vùng dữ liệu cần phân tích > nhấn vào biểu tượng hiện ra ở góc phải. Hộp thoại xuất hiện gồm các thẻ thực hiện các tác vụ đối với vùng dữ liệu đã chọn, gồm FORMATTING (định dạng lại những ô dữ liệu thỏa một điều kiện nào đó), CHARTS (tạo biểu đồ), TOTALS (các phép tính cơ bản như tính tổng, tính trung bình, tỷ lệ phần trăm,…), TABLES (tạo Pivot Table), SPARKLINES (tạo biểu đồ mini).
Thẻ FORMATTING gồm các mục để tô màu, định dạng lại các ô dữ liệu cho dễ xem hơn. Bạn rê chuột vào từng mục sẽ thấy công dụng của nó. Chẳng hạn, mục Icon Set giúp hiển thị thêm mũi tên vào các ô dữ liệu dạng số, cho biết giá trị trong ô tăng hay giảm so với giá trị trung bình trên toàn vùng chọn. Mục Color Scale tô màu cho những ô giá trị bằng nhau để bạn dễ theo dõi. Nếu muốn bỏ các định dạng đã áp dụng, bạn chọn mục Clear Format.
Thẻ TOTALS gồm các phép tính cơ bản có cách sử dụng rất trực quan, không yêu cầu bạn gõ lệnh tính như trước, rất mất thời gian. Các phép tính có trong thẻ TOTALS gồm Sum (tính tổng), Average (tính trung bình), Count (đếm số phần tử), Running Sum (tính tổng và cộng dồn qua từng ô),… Bạn chỉ việc rê chuột vào từng phép tính để xem kết quả hiển thị ra trên bảng tính.
Những tính năng mới đáng giá của Excel 2013 (phần 2)
Tạo biểu đồ thuận tiện hơn và hỗ trợ lưu trữ dữ liệu lên dịch SkyDrive là hai trong số những cải tiến đáng chú ý của Excel 2013.Tin liên quan Những tính năng mới đáng giá của Excel 2013
3. Tạo biểu đồ dễ dàng hơn
Tính năng tạo biểu đồ (Chart) được cải tiến ở Excel 2013, giúp người dùng tinh chỉnh lại giao diện và các thành phần trên biểu đồ dễ dàng và tiện lợi hơn. Bạn tạo biểu đồ thông qua biểu tượng
của tính năng Quick Analysis, hay vào menu INSERT
như những phiên bản Excel trước đây. Biểu đồ sau khi tạo có thêm các
biểu tượng ở mép phải để bạn thiết lập lại theo đúng nhu cầu, gồm 
(thêm, bớt các thành phần trên biểu đồ), 
(đổi giao diện), 
(lọc, chỉnh sửa lại dữ liệu trên biểu đồ).
Nếu biểu đồ có nhiều giá trị rất khó xem, bạn bấm vào biểu tượng
,
rê chuột vào từng mục giá trị muốn xem. Ngay lập tức, những giá trị
khác sẽ biến mất nên bạn sẽ theo dõi được biểu đồ dễ dàng hơn.
, chọn kiểu giao diện mới cho biểu đồ, rồi chuyển sang thẻ COLOR để chọn tông màu cho giao diện.Những ai đã quen với việc chỉnh sửa biểu đồ thông qua thanh Ribbon vẫn có thể thực hiện theo cách này thông qua hai thẻ DESIGN và FORMAT thuộc nhóm CHART TOOLS trên thanh Ribbon.
4. Lưu dữ liệu lên SkyDrive
Để lưu các file Excel đã tạo lên dịch vụ SkyDrive, bạn vào menu FILE > Account, bấm Sign In. Ở hộp thoại, bạn điền địa chỉ email của mình (dạng @hotmail.com, @live.com hay @outlook.com) vào ô trống > bấm Next để đăng nhập. Khi muốn lưu bảng tính lên SkyDrive, bạn vào menu File > Share > bấm nút Save To Cloud. Kế đến, bạn bấm Browse để tìm thư mục chứa bảng tính trên SkyDrive > bấm Save.
Xem thêm:
Các tính năng mới hay nhất của Word 2013 (phần 2)
Khám phá các tính năng mới hay nhất của Word 2013
Tăng tốc khởi động Word, Excel và PowerPoint 2013
Phương Trúc
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét